Generalforsamling i Branderup Ungdoms- & Idrætsforening Lør. d. 2/4-2016
Dirigent: Lars Kjær-Jacobsen
Referent: Helle Aagaard
Stemmetæller: Torben Klitgaard
Dagsordenen godkendes
Bestyrelsens beretning
Lars Nissen aflægger beretning for årets gang i BUIF. Beretningen i år er anderledes end tidligere, idet der er blevet indsamlet beretninger fra udvalgene, som herefter er blevet samlet til en beretning for foreningen. Kopi af beretningen følger:
2015 var året hvor byfesten havde 40 års jubilæum og byfestudvalget havde sat alle sejl for at gøre byfesten til en mindeværdig oplevelse. Et tæt pakket program med aktiviteter for såvel børn som voksne. (Byfestudvalget aflægger selv en beretning senere)
Forinden havde bestyrelsen dog fornøjelsen af at have besøg af DGI som et led i nytænkning og foreningsudvikling.
Hen over sommeren blev der arbejdet på at finde trænere til vintersæsonen i gymnastik, samt fordele haltider mellem, gymnaster, folkedans, RC-klubben, badmintonspillere og vores unge mennesker i Torsdagsklubben. Udstyr og redskaber blev kontrolleret for fejl og mangler.
Gymnasterne havde fordelt sig over følgende hold: Familieholdet, børn mellem 1-6 år og deres forældre. Turbokids, der desværre måtte lukkes ned pga for få gymnaster. Dreng/Pigeholdet, for børn og unge mellem 8-16 år. Motion og velværeholdet og Tirsdagsfræs både for unge og for de mere erfarne gymnaster.
Sæsonen for de 26 folkedanserne, deres spillemænd og ledere bød b.la. på forskellige arrangementer rundt ved naboforeningerne, opvisning i Løgumkloster og en særlig opvisning for turisterne på Rømø. Både ledere og spillemænd fortsætter i den kommende sæson, med opstart d. 21/9.
RC-klubben startede med 14 medlemmer, hvilket var en lille tilbagegang. I sæsonen har der været stor interesse for det at køre med RC-biler, hvilket har vist sig ved besøg af interesserede, der alle gerne ville prøve klubbens biler. Endvidere havde klubben besøg af RC-kongen der udviste begejstring over klubbens faciliteter og lavede en kort video om Branderup RC-klub, der senere blev delt på facebook og var efter den første uge blevet vist mere en 4500 gange. RC-klubben håber at den store interesse kan afspejle sig i næste sæsons medlemstal. RC klubben søgte i den foregående sæson tilskud ved Støttespillet, hvilket udmøntede sig i 1250 kr, der blev brugt på reservedele til klubbens biler og t-shirts til medlemmerne.
Som et led i udviklingen af RC klubben er der planer om at i nærmeste fremtid at etablere en udendørsbane.
På trods af mange haltider til badmintonspillerne var der i denne sæson kun 8 aktive spillere. Et antal vi fra BUIF´s side håber på vil stige til den kommende sæson.
Torsdagsklubben har haft et flot fremmøde hver gang med ca. 20 børn og unge fra 5 klasse og op. Muligheden for at benytte hallen har klart været det store trækplaster. En fast gruppe har spillet fodbold, samtidigt med at andre har gjort brug af hallens andre faciliteter og redskaber. Klubben har bl.a. været i svømmehallen i Skærbæk, holdt juleafslutning med julehygge, mad og pakkespil. Som afslutningen var klubben i Skærbæk, hvor der blev svømmet og bowlet.
Jette Gad har valgt at stoppe i udvalget efter 8-9 sæsoner. Som afløser for hende træder Kristine Fredsted til. Klubben håber til næste sæson at flere forældre og andre frivillige melder sig til at give en hånd med nogle timer torsdag aften.
I efteråret opstod behovet for en ekstraordinær generalforsamling, ovenpå en turbulent tid med mange udfordringer. En ny bestyrelse var resultatet heraf.
Som et led i at værdsætte det frivillige arbejde i BUIF, blev der uddelt klubdragter og jakker til udvalgsmedlemmer, leder og hjælpetrænere. Et tiltag der blev taget vel imod.
Endvidere blev BUIF´s side på facebook taget i brug som formidling af informationer fra BUIF til medlemmer og andre og omvendt. Siden er velbesøgt og bliver brugt flittigt.
Fastelavnsfesten i februar 2016 blev som de tidligere år afholdt i forsamlingshuset. Men med et utroligt flot fremmøde på ca 140 betalende var der trængsel i forsamlingshuset. Det er derfor blevet besluttet at flytte fastelavnsfesten til Aktivcenteret i fremtiden.
Årets gymnastikopvisning bød på flotte opvisninger af 4 lokale hold, 3 fra BUIF, Familieholdet, Tirsdagsfræs og Dreng/pige holdet, samt et hold bestående af friskolens elever. Endvidere var Tønderegnens minimix hold blevet indbudt som gæstehold. Godt 120 personer havde lagt vejen forbi opvisningen og heraf valgte 63 at benytte sig af tilbuddet om fællesspisning efterfølgende.
Årets beretning slutter hermed og BUIF går en spændende fremtid i møde med udvikling af og omstrukturering af foreningen.
Som afslutning skal der lyde en stor Tak til de frivillige der har ydet en stor indsats gennem sæsonen.
Regnskab
Kasser Rikke Holm fremlægger regnskabet for 2015. Regnskabet viser et underskud på ca 14.000 kr. Underskuddet skyldes først og fremmest en større tilbagegang i BUIF´s medlemstal på ca 35-40 medlemmer, samt at byfest ”kun” har givet et overskud på 6.000 kr i 2015. Regnskabet for 2015 er godkendt af revisor, Valdemar Schultz.
Drøftelse af pkt 3 & 4
Erna Jensen efterlyser overskuelighed i foreningens regnskab. Rikke Holm fortæller at det PT er vanskeligt at lave et korrekt udspecificeret regnskab, da Conventus ikke kan opdele haltimerne ud på de enkelte aktiviteter. Der forelægger dog et mere udspecificeret regnskab for byfesten.
Lars Nissen informerer om at der særligt i år har manglet medlemmer på gymnastikholdene for børn og badmintonspillerne, hvilket har afspejlet sig i lavere kontingentindtægter end forventet.
Der er ingen indkommende forslag til behandling.
Øvrige udvalgs beretninger
Byfestudvalget: Formand for byfestudvalget, Lisbeth Kjærgaard aflægger beretning fra årets byfest. Årsagen til det relativt lille overskud på 6.000 kr lægger i at byfestudvalget har valgt at markere dette års byfest, idet byfesten havde 40 års jubilæum. Man har bl.a valgt atbruge 36.000 kr på musikken efter fællesspisning fredag aften. 7.000 kr til tryllekunstner som underholdning om lørdagen. Endvidere var der i år intet loppemarked, der vanligt har genereret et overskud på ca. 10.000 årligt. Det manglende loppemarked medførte også at de var færre mennesker der valgte at bruge lørdagen på festpladsen og deraf også en mindre omsætning i baren osv. Af nye tiltag for byfesten i 2016 kan nævnes at man forventer at afholde et bagagerumsmarked for private, samt lave et hobbyhjørne i forbindelse med hoppeland i hallen for børnene. Lisbeth efterlyser feedback på byfesterne. Lisbeth oplyser at udvalget er opmærksomme på hele tiden at tilpasse byfesten efter borgerne ønsker.
Lars Kjær roser udvalget for at have lavet om i teltopsætningen om fredagen. Dette gjorde at folk hele tiden var sammen og at der ikke opstod et tomrum mellem baren og dansegulvet.
Støttespillet: Erna Jensen oplyser at man i støttespillet er begyndt at udbetale gevinster via netbank, hvilket er blevet taget vel imod, samt at det har lettet arbejde omkring støttespillet væsentligt. Der kan dog være lidt problemer når medlemmer af støttespillet skifter bank og derved kontonummer.
Regnskabet bliver gennemgået og der oplyses hvilker foreninger/klubber/institutioner der har fået udbetalt støtte samt hvad støtten er gået til.
Erna fortæller at man fremover vil kræve kopier af kvitteringer for at se om støtten reelt også bliver brugt på det der er ansøgt om. Støttespillet præsenterer et overskud på ca 17.000 kr. Et beløb der er kommet i hus vi 362 støttekort indehavere.
Der bliver stadig indløst checks der er 2-3 år gamle.
Erna spørger indtil de klubjakker der er blevet uddelt til diverse udvalg. Bestyrelsen indrømmer at støttespillets udvalg er blevet overset i forbindelse hermed og at der selvfølgelig skal rådes bod på netop dette.
Vedtægtsændringer
Der bliver fra bestyrelsens side foreslået vedtægtsændringer. Følgende ændringer (markeret med gult) blev vedtaget ved håndsoprækning:
§5 – Foreningen styres af en bestyrelse bestående af 7 medlemmer eksklusiv 1 kasserer, der er fuldgyldigt……
§6 – 6.1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed, og den afholdes hvert år inden udgangen af april.
§8 – Generalforsamlingens dagsorden:
Valg af dirigent
Godkendelse af dagsorden
Bestyrelsen aflægger beretning
Regnskab
Drøftelse og godkendelse af pkt.3 & 4
Øvrige udvalgsberetninger
Behandling af indkomne forslag
Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer, evt.1-2 ungdomsmedlemmer, suppleanter, samt revisor og revisorsuppleant
Valg af medlemmer til aktivitetsudvalg
Evt.
Afstemning:
Vedtægtsændringerne blev godkendt
Valg af bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, revisor:
Afstemning gennemført ved håndsoprækning.
Helle Ohmann Aagaard genvælges
Elna Hagensen genvælges
Eva Schultz bliver valgt ind i bestyrelsen.
Rikke Ryvang Nielsen bliver valgt ind som ungdomsmedlem
Lisbeth Kjærgaard vælges som suppleant
Bente Nissen bliver valgt som revisor for BUIF
Valg af medlemmer til Aktivitets udvalg:
Folkedans, udvalget forsætter
Støttespil, udvalget fortsætter
RC klubben, udvalget fortsætter
Gymnastik, Udvalget nedlægges som et led i udviklingen af foreningen
Badminton, Udvalget nedlægges som et led i udviklingen af foreningen
Torsdagsklubben: Udskiftning i udvalget. Jette Gad stopper og Kristine Fredsted træder ind i udvalget.
Byfestudvalget fortsætter
Evt.
Lars Nissen begrunder nedlæggelsen af badminton- og gymnastik udvalget. I stedet for udvalg vil der blive lavet mindre ad-hoc grupper ledet af et bestyrelsesmedlem. Torben Klitgaard supplerer forklaringen med kort at fortælle lidt om bestyrelsens arbejde med DGI´s årshjul. Årshjulet er en oversigt over bestyrelsens opgaver, delopgaver og hvad opgaverne indeholder. Årshjulet er blevet indført for at give overblik over foreningens opgaver. Samtidigt vil det hermed være muligt at involvere frivillige i opgaverne, da disses indhold tydeligt fremgår i årshjulet.
Malene Brodersen foreslår at man fremover gør brug af Friskolens fredagsmail som informationskilde for BUIF. Derved bliver vigtige informationer også delt blandt de udefrakommende forældre der har børn på friskolen.
Der bliver spurgt indtil hvorfor bestyrelsen netop har valgt at flytte generalforsamlingen til en lørdag frem for en hverdags aften. Grunden herfor er et forsøg på at tiltrække og tilgodese børnefamilierne i Branderup. Tiltaget med aktiviteter for børnene under generalforsamlingen giver mulighed for at begge forældre kan deltage i generalforsamlingen. Der bliver diskuteret blandt de fremmødte om hvad grunden til det relativt lave antal fremmøde skyldes. Der er enighed om at man i Branderup bliver nødt til at stå sammen og bakke om vores foreningsliv. Bestyrelsen vil til næste generalforsamling tage mødetidspunktet op til revision. Også om man igen skal afholde generalforsamlingen sammen med Aktivcenteret.
Generalforsamlingen afsluttes med mulighed for at købe grillpølser, samt øl og vand ved bålhytten.